ระบบจัดการความรู้ การยางแห่งประเทศไทย

ยางพา(รา)รวย การบริหารสินทรัพย์อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การบริหารสินทรัพย์อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด PDF พิมพ์
เพิ่มพลังคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับชาวสวนยาง - ยางพา(รา)รวย
เขียนโดย Nattawadee Siriprasomsab   
วันศุกร์ที่ 08 พฤศจิกายน 2013 เวลา 16:18 น.

การบริหารสินทรัพย์อย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

มีนักธุรกิจจำนวนมากสงสัยว่า ทำไมทำธุรกิจและมีรายได้จำนวนมาก แต่ได้กำไรเข้ากระเป๋าไม่มากอย่างที่ควรจะเป็น ทั้งที่พยายามลดค่าใช้จ่ายแล้วก็ตาม ทั้งนี้ก็เนื่องมาจากว่าท่านได้ละเลยที่จะเหลียวกลับไปมองเรื่องการบริหารสินทรัพย์ในบริษัทหรือองค์กรนั่นเองซึ่งหากเราทำความเข้าใจในเรื่องการบริหารสินทรัพย์แล้ว จะพบว่าเป็นเส้นผมบังภูเขาจริงๆ

เรื่องหันกลับมามองการบริหารสินทรัพย์จริงๆ นั้นไม่ได้เป็นแนวคิดใหม่แต่อย่างใด เพียงแต่เป็นเรื่องที่ผู้บริหารจำนวนมากมองข้าม การบริหารสินทรัพย์ก็คือ การทำอย่างไรให้สินทรัพย์ขององค์กรมีคุณค่าหรือมูลค่าเพิ่ม ซึ่งองค์กรชั้นนำทั้งในและต่างประเทศได้มีการนำแนวคิดของการบริหารสินทรัพย์มาใช้กับองค์กร และพบว่า ภายหลังจากการมุ่งเน้นการบริหารสินทรัพย์แล้ว ได้ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย เกิดการใช้สินทรัพย์อย่างมีประสิทธิภาพ และให้ผลตอบแทนคุ้มค่า สามารถลดต้นทุนค่าใช้จ่ายโดยรวมมีต้นทุนที่ต่ำลง และ ลดความต้องการของสินทรัพย์ใหม่ที่ไม่จำเป็น ด้วยการวางแผนการจัดการที่เป็นระบบ

 

สินทรัพย์ แบ่งเป็น สินทรัพย์ที่จับต้องได้ (Tangible Assets) ได้แก่ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ ยานพาหนะฯลฯ และสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Assets) อันได้แก่ ทรัพย์สินทางปัญญา สัดส่วนของสินทรัพย์แต่ละประเภทขององค์กรหนึ่งนั้น ขึ้นกับโครงสร้างและลักษณะของธุรกิจขององค์กร ในกรณีของธุรกิจก่อสร้าง จะมีสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์ที่มีตัวตน (Fixed Assets) มีสัดส่วนสูงสุดและมากกว่าสินทรัพย์ไม่มีตัวตน แต่ธุรกิจคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ จะมีสินทรัพย์ที่เป็นทรัพย์สินทางปัญญาสูงกว่า เนื่องจากซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เป็นสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ หรือบริษัทโคคาโคล่า เชื่อกันว่า มูลค่าของตราสินค้า (Brand) ของโคคาโคล่า อาจจะมีมูลค่าอย่างน้อยเท่ากับสินทรัพย์ถาวรของบริษัทก็เป็นได้

สินทรัพย์ก็มีวัฏจักรชีวิต (Life Cycle) ของสินทรัพย์ เหมือนคนซึ่งมีการเกิด แก่ เจ็บ และตาย การบริหารสินทรัพย์จึงทาตามวัฏจักรชีวิตของสินทรัพย์ดังรูปที่ 1 เริ่มจากมีการวางแผนกำหนดความต้องการ (Planning) การจัดซื้อเพื่อให้ได้มา(Acquisition) การใช้งานของสินทรัพย์ (Operation) การซ่อมแซมและการบำรุงรักษา( Maintenance) และการกาจัดสินทรัพย์หรือการจำหน่ายสินทรัพย์เมื่อหมดความจำเป็น (Disposal) องค์กรธุรกิจควรจัดทาแผนบริหารสินทรัพย์ ซึ่งแสดงชัดเจนว่า องค์กรจะจัดหาหรือพัฒนาสินทรัพย์ ใหม่อะไร อย่างไร และเมื่อไร จะดำเนินการใช้สินทรัพย์ที่มีอยู่ และบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนสินทรัพย์ที่มีอยู่อย่างไร และเมื่อไร เพื่อให้มั่นใจว่า การดำเนินธุรกิจขององค์กรจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และคุ้มค่ากับเงินลงทุนมากที่สุด

 

 

 

รูปที่ 1 การบริหารสินทรัพย์ตามวัฏจักรชีวิตของสินทรัพย์

เราจะเริ่มต้นการบริหารสินทรัพย์อย่างไรดี

ในการจะเริ่มต้นการบริหารสินทรัพย์นั้น เราจะเริ่มจากการจัดทำข้อมูลสินทรัพย์ของหน่วยงานโดยการเก็บข้อมูลในปัจจุบันว่า องค์กรเราในขณะนี้มีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง ทั้งที่ใช้งานอยู่และไม่ได้ใช้งานแล้วซึ่งองค์กรจะนำข้อมูลสินทรัพย์ที่มีอยู่นั้น มาวิเคราะห์ประกอบการตัดสินใจ เพื่อปรับปรุงการบริหารจัดการสินทรัพย์ ซึ่งการบริหารสินทรัพย์มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.การวางแผนกำหนดความต้องการสินทรัพย์

การวางแผนเป็นรากฐานที่สำคัญของการสร้างความสาเร็จในการบริหาร ความสำเร็จขององค์กรทั้งหลายจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อใช้แผน (PLAN) เป็นเข็มทิศหรือแนวทางไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการ ดังนั้นการวางแผนกำหนดความต้องการสินทรัพย์กับการดำเนินงานจึงเป็นสิ่งที่จะต้องดำเนินการควบคู่กันไป นั่นแสดงให้เห็นว่า ในการจัดทำแผนงานหรือโครงการอะไรก็แล้วแต่ ผู้บริหารจะต้องกำหนดให้ได้ว่า แผนงานหรือโครงการนั้นต้องการ สินทรัพย์ที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินงานอะไรบ้าง เพื่อให้บรรลุตามจุดมุ่งหมายที่ได้กำหนดไว้

กระบวนการวางแผนการปฏิบัติงานเริ่มต้นจาก (1) การกำหนดผลลัพธ์หรือจุดมุ่งหมายเป็นอันดับแรก จากนั้นจะตามด้วย (2) การกำหนดผลงานหรือวัตถุประสงค์แล้วจึงตามด้วย (3) การกำหนดกระบวนการหรือวิธีการ และ (4) การกำหนดทรัพยากร ตัวอย่างเช่น โครงการสร้างเขื่อนซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ราษฎรมีน้ำไว้ใช้อุปโภคบริโภคและใช้ในการเกษตร โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ ให้ความช่วยเหลือหมู่บ้านเป้าหมายมิให้ขาดแคลนน้ำกินน้ำใช้รวมถึงป้องกันน้ำท่วมในช่วงน้ำหลาก วัตถุประสงค์รองคือ เป็นแหล่งเพาะพันธุ์ปลาและเป็นแหล่งพักผ่อนหย่อนใจ ส่งเสริมรายได้ให้กับราษฎรในพื้นที่ รวมทั้งส่งเสริมการท่องเที่ยวในจังหวัด ขั้นตอนการวางแผนกำหนดความต้องการสินทรัพย์จึงต้องกาหนดผลลัพธ์คือ ต้องมีเขื่อนก่อนเป็นอันดับแรก โดยอาจมีการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการสร้างเขื่อนในพื้นที่เป้าหมายก่อนเมื่อเห็นว่าเหมาะสม ต่อไป (2) จึงกำหนดผลงานที่ได้จากการที่มีเขื่อนตามผลการศึกษาความเป็นไปได้สรุปไว้ และวัตถุประสงค์หลักและวัตถุประสงค์รองดังกล่าว ต่อไป (3) จึงมีการดำเนินกรรมวิธีให้ได้พื้นที่ เมื่อได้แล้วจึงรวบรวมจัดทำเป็นโครงการก่อสร้างเขื่อน และ (4) ระบุทรัพยากรต่างๆที่ต้องใช้ทั้งหมด รวมถึงงบประมาณในการดำเนินการก่อสร้าง เพื่อเสนอขออนุมัติผู้มีอำนาจต่อไปเป็นอันเสร็จในการวางแผน

การดำเนินการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ (EFFICIENCY) จะเป็นการทำงานเพื่อให้ได้ผลงานที่ดีโดยการใช้ทรัพยากรที่ประหยัด นั่นแสดงให้เห็นว่า ในการจัดทำแผนงาน โครงการต่างๆจะต้องแสดงให้เห็นถึงความต้องการ สินทรัพย์ที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุผลตามจุดมุ่งหมายที่ได้กำหนดไว้ และหากต้องการให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากที่สุดก็จำเป็นต้องจัดหา สินทรัพย์ที่มีปริมาณ คุณภาพ ราคาที่เหมาะสมและได้มาในเวลาที่ต้องการใช้ ดังนั้น คาว่า ประหยัดมากที่สุดมิได้หมายถึง ใช้สินทรัพย์ให้น้อยที่สุด แต่เป็นการแสดงให้เห็นถึงการใช้ สินทรัพย์ให้เต็มศักยภาพของสินทรัพย์นั้นๆ ดังนั้นในการดำเนินการจัดหามาซึ่งสินทรัพย์เพื่อใช้ในการดำเนินงานในกิจกรรมต่างๆขององค์กร ควรคำนึงถึงประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้

1) สินทรัพย์ที่ต้องการนำมาใช้งานชนิดนั้นมีอยู่เดิมบ้างหรือไม่ สภาพเป็นอย่างไร

2) หากสินทรัพย์นั้นมีอยู่เดิม ต้องพิจารณาดูว่ามีการใช้งานเต็มศักยภาพหรือไม่

3) สามารถใช้สินทรัพย์ชนิดนั้นร่วมกับโครงการอื่นได้หรือไม่

4) แล้วจึงจะมาพิจารณาว่า จำนวนสินทรัพย์เหล่านั้นมีความจำเป็นต้องจัดหามาเพิ่มเติมจำนวนเท่าใด

นอกจากนั้นในการกำหนดแผนความต้องการ สิ่งที่สาคัญที่สุดที่จะนำมาประกอบการพิจารณาคือ ช่วงเวลาในการใช้งานของสินทรัพย์ชนิดต่างๆ นั่นคือ การจัดหาจะต้องมีความสอดคล้องกับช่วงเวลาในการใช้งานด้วย

2. การซื้อสินทรัพย์ สร้างสินทรัพย์ หรือรับโอนสินทรัพย์ เป็นปัจจัยที่มีผลต่อค่าใช้จ่ายในการใช้งานสินทรัพย์และอายุการใช้งานของสินทรัพย์ ได้แก่ ความยั่งยืน เงินลงทุน (Capital Cost) การออกแบบและมาตรฐานการก่อสร้าง การทดสอบใช้งาน และการรับประกันของผู้จาหน่ายหรือผู้ก่อสร้าง ซึ่งผู้บริหารจะต้องตัดสินใจว่า จะซื้อใหม่ หรือสร้างขึ้นเอง หรือรับโอนมาจากที่อื่นหรือโครงการอื่น โดยคำนึงถึงระยะเวลาที่จะใช้ และจำนวนชั่วโมงการใช้งานต่อวัน หากเป็นการใช้เพียงครั้งเดียว ก็ควรพิจารณาเช่า หรือยืมมาจากโครงการอื่น หรือหน่วยงานอื่น เป็นต้น แต่หากเป็นการใช้อย่างเต็มเวลาหรือตลอดเวลาก็ควรพิจารณาซื้อมาใช้

3. การใช้งานหรือการบำรุงรักษาสินทรัพย์ การใช้งานเป็นเรื่องของการใช้เครื่องจักร อุปกรณ์ หรืออาคาร ต่างๆ ส่วนการบำรุงรักษาประกอบด้วย การซ่อมบำรุงเพื่อป้องกัน (Preventive Maintenance) เพื่อยืดอายุการใช้งานและการซ่อมบารุงเพื่อแก้ไข (Reactive Maintenance) ในกรณีที่ไม่สามารถใช้งานสินทรัพย์ได้ ซึ่งผู้บริหารควรคำนึงถึงความคุ้มค่าในในการใช้งานและบำรุงรักษาเช่น รถยนต์ยุโรปนอกจากจะมีราคาสูงแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาที่สูงอีกด้วย

4. การติดตามประเมินสภาพและผลการทำงานของสินทรัพย์เพื่อหาว่า การทำงานของสินทรัพย์จะล้มเหลวเมื่อไรและอย่างไร และจะต้องดาเนินการแก้ไขอย่างไร โดยการบารุงรักษา การฟื้นฟูสภาพเพื่อให้ใช้งานได้อีก การตัดจาหน่ายและขายสินทรัพย์ที่ใช้งานไม่ได้แล้ว หรือไม่จำเป็นอีกต่อไป หรือนำไปใช้ประโยชน์อย่างอื่น

ระบบการบริหารสินทรัพย์อาจจะดูยุ่งยากและใช้เวลานานสาหรับการเริ่มต้นในครั้งแรก เนื่องจากเป็นกระบวนการ ที่เราไม่เคยทำมาก่อน แต่เมื่อเราได้นาขั้นตอนต่างๆ ในการบริหารสินทรัพย์มาใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วจะพบว่า องค์กรของท่านสามารถวางแผน ปรับเปลี่ยน และเลือกการลงทุนได้ง่ายขึ้นเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายและลดความสูญเสียและความเสี่ยง การทำเช่นนี้จะส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาว

แก้ไขล่าสุด ใน วันอังคารที่ 12 พฤศจิกายน 2013 เวลา 09:49 น.