ระบบจัดการความรู้ การยางแห่งประเทศไทย

การพัฒนาบุคลากร ความรู้ด้านติดตามและประเมินผล
ความรู้ด้านติดตามและประเมินผล PDF พิมพ์
KM สำหรับพนักงาน - การพัฒนาบุคลากร
เขียนโดย Administrator   
วันพุธที่ 16 ตุลาคม 2013 เวลา 16:21 น.
 

ความรู้ด้านติดตามและประเมินผล

  กรอบแนวคิดการติดตามและประเมินผลโครงการ

    กรอบแนวคิดการติดตามและประเมินผลโครงการ
  • เป็นเครื่องมือสำคัญช่วยให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • ช่วยให้ทราบปัญหา อุปสรรคสำคัญ และหามาตรการแก้ไขได้ทันการณ์
  • ช่วยให้ทราบว่าโครงการบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ เพราะเหตุใด
  • ช่วยในการตัดสินใจว่าสมควรดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่
    เงื่อนไขความสำเร็จของการติดตามและประเมินผลโครงการ ประกอบด้วย:
  • สร้างความเข้าใจและรู้สึกดีกับผู้รับผิดชอบโครงการที่จะประเมิน
  • วัตถุประสงค์ของโครงการที่จะประเมินชัดเจนวัดและปฏิบัติได้
  • มีตัวชี้วัดหลัก (Key Indicators) ที่แม่นตรง (Valid) และน่าเชื่อถือได้ (Reliable)
  • มีข้อมูลสำคัญและจำเป็นเพียงพอ
  • ผู้ประเมินมีความรู้ ความสามารถเหมาะสมกับเรื่องที่ประเมิน
  • ได้รับการสนับสนุนอย่างจริงจังจากผู้บริหารระดับสูง
    การติดตามโครงการ ( Project Performance Monitoring) 
                  คือ กระบวนการวัดปัจจัยนำเข้า (Inputs) กิจกรรม (Activities) และผลผลิต (Outputs) ของโครงการซึ่งกระทำเป็นประจำตามช่วงเวลาต่าง ๆ ระหว่างนำโครงการไปปฏิบัติ เพื่อระบุปัญหาและอุปสรรคของการดำเนินโครงการว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ เพื่อหามาตรการแก้ไขได้ ทันการณ์ การติดตามโครงการมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุปัญหาและอุปสรรคระหว่างดำเนินโครงการว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ เพราะเหตุใดและหาทางแก้ไขได้ทันเหตุการณ์ การจะติดตามอะไรและเมื่อใดนั้นควรกำหนดขอบเขตการติดตามความก้าวหน้าโครงการในด้านต่างๆ เช่น
  • ติดตามด้านการเตรียมการและการวางแผนโครงการ
  • ติดตามด้านการดำเนินโครงการ
  • ติดตามด้านการเบิกจ่ายเงิน

  • สำหรับการติดตามงานสามารถทำได้ทั้งเป็นรายเดือนและรายไตรมาส
     วิธีการติดตามโครงการ
  • การเตรียมการและวางแผนโครงการ (Project Preparation and Planning) วัตถุประสงค์เพื่อติดตามว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ สาเหตุความล่าช้าของโครงการ (ถ้ามี) โดยกำหนดประเด็นและวิธีการติดตามดังนี้
    1.1 การวางแผน : เปรียบเทียบวันเสร็จจริงกับที่วางแผนไว้
    1.2 การอนุมัติแผน : เปรียบเทียบวันอนุมัติจริงกับที่วางแผนไว้
    1.3 การจัดซื้อจัดจ้าง : เปรียบเทียบวันเสร็จจริงกับที่วางแผนไว้
    1.4 สาเหตุของความล่าช้า : สอบถามผู้รับผิดชอบโครงการ/ตรวจสอบจากเอกสาร
  • การดำเนินโครงการ (Project implementation Program) วัตถุประสงค์เพื่อทราบว่าผลผลิตโครงการเป็นไปตามแผนหรือไม่ เพราะอะไร โดยกำหนดประเด็นและวิธีการติดตามดังนี้
    2.1 เปรียบเทียบผลผลิตจริง คิดเป็นร้อยละของผลผลิตตามแผน
    2.2 เปรียบเทียบผลผลิตระหว่างดำเนินการ คิดเป็นร้อยละของผลผลิตตามแผน
    2.3 เปรียบเทียบผลผลิตที่ยกเลิก คิดเป็นร้อยละของผลผลิตตามแผน
    2.4 การเบิกจ่ายเงินโครงการเป็นไปตามหรือไม่ ถ้าไม่ มีสาเหตุมาจากอะไร โดยเปรียบเทียบการเบิกจ่ายเงินจริง คิดเป็นร้อยละของการเบิกจ่ายเงินตามแผน
  • การนำผลการติดตามโครงการไปใช้ประโยชน์ เพื่อจะแก้ไขปัญหาและอุปสรรคของความล่าช้า และหามาตรการที่เหมาะสมเพื่อให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น้
     การประเมินผลโครงการ (Project Performance Evaluation) 
                  การประเมินผลโครงการ มีวัตถุประสงค์เพื่อทราบประสิทธิผลและประสิทธิภาพของโครงการ ตลอดจนผลกระทบของโครงการที่มีต่อผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณภาพของโครงการและประสิทธิภาพของการบริหารหน่วยงาน การจะประเมินผลโครงการอะไรเมื่อใดนั้น สามารถทำได้ในขอบเขตตามหลักวิชาการ คือ
  • ประเมินประสิทธิผลโครงการ
  • ประเมินประสิทธิภาพโครงการ
  • ประเมินผลกระทบโครงการ
  • ประเมินด้านวิธีการของโครงการ (Technical Audit)
  • ประเมินประสิทธิภาพการบริหารของหน่วยงาน
    โดยปกติทั่วไปสามารถประเมินโครงการเมื่อดำเนินการไปแล้วระยะหนึ่ง (ครึ่งอายุโครงการ และหรือเมื่อสิ้นสุดโครงการ)
     วิธีการประเมินผลโครงการ
  • การประเมินประสิทธิภาพของโครงการ วัตถุประสงค์เพื่อทราบว่าค่าใช้จ่ายของโครงการเป็นไปอย่างประหยัดหรือตามประมาณการที่วางไว้ หรือไม่ โดยเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายต่อหน่วย (Actual Project Unit Cost) โดยใช้ค่ากลางหรือใช้งบประมาณโครงการ/ผลผลิตโครงการที่คาดว่าจะได้รับ สำหรับค่าใช้จ่ายต่อหน่วยจริงจะเป็นค่าใช้จ่ายโครงการจริง/ผลผลิตโครงการจริง
  • การประเมินผลกระทบโครงการ วัตถุประสงค์เพื่อทราบว่าผลกระทบโครงการที่เกิดขึ้นจริง เป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ ทั้งทางบวกและทางลบ โดยทำการสำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้ที่ได้รับประโยชน์จากโครงการ (Project Beneficienrier)์
  • การประเมินผลงานด้านวิชาการของโครงการ (Technical Audit) วัตถุประสงค์เพื่อทราบว่าโครงการที่ผ่านการประเมินประสิทธิผล ประสิทธิภาพ และผลกระทบของโครงการมีคุณภาพตามมาตรฐานทางวิชาการของสาขาที่เกี่ยวข้องหรือไม่ โดยกำหนดประเด็นของการประเมินตามมาตรฐานทางวิชาการสาขาที่เกี่ยวข้องนั้นๆ และมอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่เกี่ยวข้องเป็นผู้ประเมิน เช่น งานการฝึกอบรบ (มอบหมายผู้เชี่ยวชาญด้านฝึกอบรม) เป็นต้น พร้อมทั้งใช้ข้อมูลเอกสารและตรวจสอบผลผลิตโครงการในภาคสนาม
  • การประเมินประสิทธิภาพการบริหารงานของหน่วยงาน วัตถุประสงค์เพื่อทราบว่าประสิทธิภาพและการบริหารงานของหน่วยงาน ดำเนินโครงการโดยกำหนดประเด็นและวิธีการประเมินโดยใช้ทฤษฎี หรือตัวแบบเชิงระบบ (System Theory or Model) เป็นกรอบในการประเมินโดยพิจารณา ส่วนต่างดังนี้่
    4.1 ปริมาณและคุณภาพของปัจจัยนำเข้า (input) ของโครงการ
    4.2 กระบวนการบริหาร (Administrative Process)
    4.3 ผลลัพธ์ของโครงการ (Project Outcomes or Results) ซึ่งประกอบด้วย ผลผลิตโครงการและผลกระทบโครงการ โดยมีการประเมินทั้งหน่วยดำเนินการส่วนกลางและในพื้นที่
  • การนำผลการประเมินไปใช้ประโยชน์ ดังนี้
    5.1 ปรับแผนการจัดการโครงการที่เหลือ/ในอนาคตให้บรรจุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น
    5.2 ปรับปรุงคุณภาพของโครงการให้ได้มาตรฐานทางวิชาการของสาขาที่เกี่ยวข้อง
    5.3 ปรับการบริหารของหน่วยดำเนินโครงการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
    5.4 ใช้ประกอบการพิจารณาว่าสมควรดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่ อย่างไร
    การประเมินผลที่ครบวงจรประกอบด้วยการประเมิน ๓ ระยะ คือ
  • การประเมินผลก่อนเริ่มแผนงานหรือโครงการ ซึ่งเป็นการประเมินผลความต้องการ ความจำเป็น หรือศักยภาพต่าง ๆ เพื่อกำหนดทิศทางในการพัฒนาตลอดจนเป็นข้อมูลฐานก่อนเริ่มโครงการใดโครงการหนึ่งเพื่อใช้เป็นข้อมูลเปรียบเทียบเพื่อแสดงถึงความสำเร็จของการดำเนินโครงการ ตลอดจนการประเมินความเหมาะสมและความเป็นไปได้ของโครงการก่อนพิจารณาอนุมัติให้ดำเนินการ
  • การประเมินขณะโครงการดำเนินอยู่ ซึ่งเป็นการประเมินความก้าวหน้าของโครงการ โดยเฉพาะด้านการดำเนินงานและผลเบื้องต้นซึ่งสารสนเทศที่ได้นำไปสู่การปรับปรุงการดำเนินงานของโครงการให้มีประสิทธิภาพและเพิ่มโอกาสความสำเร็จตามเป้าหมายทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพภายในกรอบเวลาและทรัพยากรที่กำหนดให้มากที่สุด์
  • การประเมินผลเมื่อสิ้นสุดโครงการ ซึ่งเป็นการประเมินความสำเร็จของโครงการ โดยประเมินเมื่อสิ้นสุดโครงการ และมีการประเมินสิ้นสุดโครงการไประยะหนึ่ง เช่น ๖ เดือน หรือ ๑ ปี เพื่อศึกษาความยั่งยืนของผลลัพธ์ตลอดจนการบรรลุจุดหมายในเชิงผลกระทบของโครงการการประเมินผลในกรณีหลังนี้เรียกว่า การติดตามผล (follow-up study หรือ tracer study)
    การประเมินผลมีบทบาทเด่นชัดในการกำหนดแผนงานหรือโครงการมีบทบาทในการวางแผนและมีบทบาทในการสรุปและยืนยันประสิทธิภาพของโครงการ ทั้งการประเมินผลและการกำกับงานล้วนมีบทบาทสำคัญต่อการบริหารดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือการกำกับงานมีบทบาทสำคัญต่อการตัดสินใจเกี่ยวกับปัจจัยและกิจกรรมเป็นสำคัญ และทั้งการกำกับงานและการประเมินผลล้วนมีบทบาทสำคัญที่จะช่วยผลักดันให้เกิดความสำเร็จตามแผนที่กำหนดไว้

    การประเมินผลโครงการ ประกอบด้วยกระบวนการ ๔ ขั้นตอน คือ
  • การวางแผนการประเมินผลโครงการ
    1. รวบรวมข้อมูล ข่าวสาร
    2. ปรึกษาหารือกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
    3. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมิน
    4. กำหนดประเด็น ขอบเขต และวิธีการ
    5. การจัดทำข้อเสนอโครงการประเมิน
    6. การเสนอขออนุมัติ
  • การดำเนินการประเมินผลโครงการ
    1. กำหนดตัวชี้วัดเครื่องมือและเทคนิคการรวบรวมข้อมูล
    2. รวบรวมข้อมูล
    3. วิเคราะห์ข้อมูล
    4. จัดทำรายงานประเมินผล
    5. เสนอขอรับการอนุมัติ
  • การลงข้อสรุปและให้ข้อเสนอแนะ
    1. ปรึกษาหารือกับผู้ที่มีความสำคัญต่อโครงการ
    2. จัดทำข้อสรุปและข้อเสนอแนะ
    3. เสนอขอรับการอนุมัติ
    4. การรายงานและเผยแพร่ผลประเมิน เพื่อใช้ประโยชน์จากผลการประเมินให้มากที่สุด หลักการที่สำคัญของการเผยแพร่ผลประเมินเป็นบทบาทและความรับผิดชอบตามสัญญาการประเมิน และเป็นหน้าที่ของผู้ให้ประเมิน เมื่อผู้ให้ประเมินต้องการให้ผู้ประเมินเผยแพร่ผลประเมินทั้งในรูปบทความหรือนำเสนอในที่ประชุมสัมมนา ผู้ประเมินก็ควรให้ความร่วมมือ หากผู้ประเมินประสงค์ที่จะเผยแพร่หรือตีพิมพ์รายงานการประเมินในรูปแบบใดก็ตาม จะต้องขออนุมัติจากผู้ให้ประเมิน เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ผู้ประเมินจึงจะสามารถดำเนินการตีพิมพ์หรือเผยแพร่ผลประเมินได้

 การออกแบบกำกับงานและการประเมินผลโครงการ
              การประเมินผลมุ่งให้ได้สารสนเทศ เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารและให้ได้ข้อมูลความรู้ที่เป็นความรู้ใหม่ ดังนั้นผลการประเมินผลจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้จำเป็นต้องมีการคัดเลือกและออกแบบประเมินผลที่เหมาะสม เพื่อตอบวัตถุประสงค์ของการประเมินโครงการและเพื่อให้ได้ผลการประเมินผลที่มีทั้งความตรงภายในและความตรงภายนอก โดยเฉพาะมีความสอดคล้องกับสภาพความเป็นจริง (Isomorphism) และเป็นที่ยอมรับเชื่อถือได้ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผลและผู้ใช้ผลประเมิน
              ความหมายของการกำกับงาน คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติงานในโครงการที่กำหนดไว้แล้วใช้ข้อมูลเหล่านั้น เพื่อการแก้ไขปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน เพื่อให้ผลงานเป็นไปตามแผนอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด การกำกับงานเป็นกิจกรรมที่ดำเนินการโดยผู้บริหารโครงการ โดยมุ่งตอบคำถามหลักว่า ในการดำเนินโครงการนั้น
  • ได้รับทรัพยากรครบถ้วนหรือไม่ ได้รับตามกำหนดหรือไม่
  • ได้ปฏิบัติตามแผนที่กำหนดหรือไม่
  • ได้ผลที่กำหนดหรือไม่
               ข้อมูลจากการกำกับงานจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการเร่งรัดให้โครงการดำเนินไปตามเป้าหมาย และแล้วเสร็จภายในเวลาที่กำหนด ในโครงการขนาดใหญ่ ผู้บริหารโครงการนิยมวางระบบกำกับงาน ควบคู่กับการประเมินตนเอง (self – audit or self assessment) เพื่อนำสารสนเทศที่ได้จากการกำกับงานมาใช้ในการบริหารงาน เร่งรัดงานให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ และนำสารสนเทศจากการประเมินตนเองมาใช้ในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ตลอดจนเพื่อให้แน่ใจถึงผลลัพธ์ของโครงการทั้งด้านปริมาณและคุณภาพ

     การออกแบบกำกับงาน ประกอบด้วยระบบย่อย ๒ ระบบ คือ
  • ระบบการเก็บข้อมูล สำหรับกำกับงานสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การประชุม การนิเทศตรวจเยี่ยมการตรวจสอบการบริหารภายใน การควบคุม เป็นต้น
  • ระบบการรายงาน โดยทั่วไปมีการรายงานผลการปฏิบัติงาน รายงานการเงินงบประมาณ รายงานการตรวจสอบการบริหารภายใน เป็นต้น สำหรับความถี่ห่างของการรายงานมักขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ มีการรายงานเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน รายสองเดือน รายสามเดือน รายหกเดือน และรายปี เป็นต้น
    ระบบการเก็บข้อมูลและระบบรายงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อการกำกับงาน ในด้านปัจจัย ด้านกิจกรรม และด้านผลลัพธ์ กล่าวคือ ในด้านปัจจัยนั้นเป็นการมุ่งตรวจสอบว่าโครงการได้รับทรัพยากรทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพตามเวลาที่กำหนดหรือไม่การกำกับกิจกรรมมุ่งตรวจสอบว่า ในการดำเนินงานได้ปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้หรือไม่เพียงใด และการกำกับงานด้านผลลัพธ์หรือผลการดำเนินงาน คือ การตรวจสอบว่าได้ผลลัพธ์ตรงตามแผนที่กำหนดไว้หรือไม่เพียงใด

     ขั้นตอนของการจัดระบบการกำกับงาน มีดังนี้
  • กำหนดข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บทั้งข้อมูลด้านทรัพยากร ด้านกิจกรรม และด้านการดำเนินงาน
  • ดำเนินการจัดกระทำข้อมูลให้อยู่ในรูปสารสนเทศพร้อมที่จะใช้ในการกำกับงานด้านต่าง ๆ ได้ เช่น การบันทึก การทำเป็นดัชนี การจัดประเภท การย่อสรุป การเก็บรักษาข้อมูล เป็นต้น
  • จัดระบบรายงานที่เหมาะสม รายงานที่ดีต้องสั้นกะทัดรัด ตรงประเด็น ตลอดจนมีการเสนอแนะแนวทางเร่งรัดการทำงานตามแผนที่กำหนดไว้
  • นำเสนอผู้บริหารพิจารณากลั่นกรองตามความเหมาะสม่
                 โดยสรุป คุณภาพของการกำกับงานขึ้นอยู่กับระบบกำกับงาน คือ ข้อมูลที่ตรงประเด็นครอบคลุม มีคุณภาพและความเหมาะสมของการรายงาน และผู้บริหารโครงการ ถ้าผู้บริหารเห็นและให้ความสำคัญต่อการจัดระบบการกำกับงานที่มีคุณภาพแล้ว ย่อมทำให้เกิดการเร่งรัดให้โครงการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพได้ผลตรงเป้าหมายและแล้วเสร็จภายในเวลาที่กำหนด