ระบบจัดการความรู้ การยางแห่งประเทศไทย

การควบคุมภายใน การเขียนหนังสือราชการ
การเขียนหนังสือราชการ PDF พิมพ์
KM สำหรับพนักงาน - การควบคุมภายใน
เขียนโดย Nattawadee Siriprasomsab   
วันศุกร์ที่ 06 กันยายน 2013 เวลา 09:21 น.

 

การใช้คำในการเขียนหนังสือราชการ

เป็นส่วนหนึ่งของชุดการเรียนด้วยตนเอง หลักสูตร การเขียนหนังสือราชการ

โดย สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.

..........................

การเขียนหนังสือราชการ  โดยทั่วไปจะต้องถูกแบบ  ถูกเนื้อหา  ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม    เพื่อประโยชน์แก่ผู้สนใจและต้องการศึกษาเพิ่มเติม  จึงได้นำบางส่วนของชุดการเรียนด้วยตนเอง   หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ เฉพาะเกี่ยวกับการใช้คำในการเขียนหนังสือราชการ   ทั้งนี้ สามารถศึกษาเพิ่มเติมจากหนังสือชุดการเรียนด้วยตนเอง ของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.  โดยผู้เขียน : ประวีณ  ณ  นคร

การใช้คำในเนื้อเรื่อง

เนื้อเรื่องของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน จะเริ่มต้นด้วยการอ้างเหตุที่มีหนังสือไป เหตุที่มีหนังสือไป จะขึ้นต้นด้วยคำใดคำหนึ่งดังต่อไปนี้

ด้วย.......................................................................................................................................................

เนื่องจาก...............................................................................................................................................

ตาม........................................................................................................................................................

...............................................................................นั้น

ตามที่....................................................................................................................................................

...............................................................................นั้น

อนุสนธิ...................................................................................................................................................

...............................................................................นั้น

การขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ด้วย”  หรือ  “เนื่องจาก”

ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่  ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น

การใช้คำว่า “ด้วย” นิยมใช้ในกรณีที่บอกกล่าวเล่าเหตุที่มีหนังสือไปโดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ  และจะไม่มี

คำว่า “นั้น”  อยู่ท้าย เช่น

ด้วยกรมสรรพากรจะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันที่...ณ.................

การใช้คำว่า “เนื่องจาก” นิยมใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับ

ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง   และจะไม่มีคำว่า “นั้น”  อยู่ท้าย  เช่น

เนื่องจากท่านได้หยุดราชการไป ๓ วัน  โดยไม่ได้ยื่นใบลาตามระเบียบ จึงขอ

ให้ท่านชี้แจงเหตุผลที่หยุดราชการไปครั้งนี้โดยด่วน

***ควรใช้คำว่า “เนื่องจาก” เฉพาะกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไปเพื่อให้ผู้รับหนังสือดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง  นอกนั้นควรใช้คำว่า  “ด้วย”

การขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ตาม”  “ตามที่”  หรือ  “อนุสนธิ”

การขึ้นโดยใช้คำว่า “ตาม”  “ตามที่”  หรือ  “อนุสนธิ”  ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนระหว่าง

ผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ  ซึ่งจะอ้างเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน  เช่น

ตามหนังสือที่อ้างถึง  กรมสรรพากรขอใช้ห้องฝึกอบรมของสำนักงาน ก.พ. เพื่อจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ระหว่างวันที่.....................นั้น

ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า.............................................................................................................

...........................นั้น

อนุสนธิ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่.....................เมื่อวันที่........................มอบให้ท่านรับเรื่อง..............................ไปตรวจพิจารณาเสนอความเห็น   นั้น

การใช้คำว่า “ตาม”                 จะต่อด้วยคำนาม เช่น ตามหนังสือที่อ้างถึงแจ้งว่า.................................นั้น

การใช้คำว่า “ตามที่” จะต่อด้วยประโยค  เช่น  ตามที่กรม..................มีคำสั่งให้.....................นั้น

การใช้คำว่า “อนุสนธิ”             จะต่อด้วยคำนาม  เช่น   อนุสนธิมติ ก.พ.  ในการประชุมครั้งที่............เมื่อ

วันที่ ..........................ให้.......................นั้น

ข้อพึงสังเกต ๑

กรณีขึ้นต้นว่า “ด้วย”  “เนื่องจาก

หนังสือที่ขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ด้วย” หรือ  “เนื่องจาก”  อาจมีเนื้อเรื่อง  ตอนเดียว  เฉพาะเหตุที่มีหนังสือไปหรือ ๒ ตอน  คือ มีเหตุที่มีหนังสือไปและเรื่องต่อเนื่องก็ได้   แต่จะมีตอนเดียวหรือกี่ตอนก็ตาม  จะไม่มีคำว่า “นั้น”  อยู่ท้ายตอนเลย   ถ้าขึ้นต้นว่า “ด้วย”  แล้วใส่คำว่า “นั้น”  ลงท้ายตอน  จะเป็นหนังสือที่เขียนผิด

ข้อพึงสังเกต ๒

กรณีขึ้นต้นว่า “ตาม”  “ตามที่”  “อนุสนธิ

หนังสือที่ขึ้นต้นโดยใช้คำว่า   “ตาม”  “ตามที่”  “อนุสนธิ”  จะมีเนื้อเรื่องอย่างน้อย ๒ ตอนเสมอ  คือ  มีการอ้างเรื่องเดิม  ตอนหนึ่ง  และมีเรื่องอย่างต่อเนื่องอีกตอนหนึ่ง  และอาจมีผลของเรื่องนั้นอีกตอนหนึ่งก็ได้   และต้องมีคำว่า “นั้น” อยู่ท้ายตอนแรก  ซึ่งอ้างเรื่องเดิมเสมอ

โปรดสังเกตว่า...

ถ้าขึ้นต้นเนื้อเรื่องโดยใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่”  หรือ  “อนุสนธิ”  จะต้อง

(๑) มีเนื้อเรื่องอย่างน้อย ๒ ตอนเสมอ

(๒) มีคำว่า “นั้น”  อยู่ท้ายข้อความตอนแรกที่อ้างถึงเรื่องเดิมเสมอ

 

การใช้ถ้อยคำสำนวน

ความนิยมโดยทั่วไป ในการใช้ถ้อยคำสำนวนในการเขียนหนังสือราชการที่ควรกล่าวถึงบางประการ มีดังนี้

(๑) ใช้ภาษาราชการ

ในการเขียนหนังสือราชการ นิยมใช้ภาษาราชการ ไม่ใช้ภาษาลำลอง หรือภาษาพูด    หรือภาษา

นักประพันธ์

(๒) ไม่ใช้คำเชื่อมซ้ำกัน

การเชื่อมคำ หรือเชื่อมประโยค ด้วยคำบุพบท หรือคำสันธาน หรือคำสรรพนาม    ซึ่งมีความหมาย

อย่างเดียวกัน  ไม่นิยมใช้คำซ้ำกัน  เพราะจะทำให้ไม่น่าฟังหรืออาจทำให้เข้าใจสับสนได้    จึงนิยมเปลี่ยนใช้คำให้แตกต่างกัน  ดังนี้

ที่ – ซึ่ง - อัน มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

และ  -   รวมทั้ง - ตลอดจน มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

และ - กับ มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

จะ เป็นคำเบา  นิยมใช้ในกรณีธรรมดาทั่วไป เช่น

จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดนำเสนอ ก.พ.  พิจารณาต่อไปด้วย

จะขอบคุณมาก

จัก เป็นคำหนัก  นิยมใช้ในคำขู่  คำสั่ง  คำกำชับ เช่น

จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้สังวรระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก

ควร เป็นคำแนะนำทั่วไป  มีผลบังคับทางจิตใจ เช่น

ข้าราชการเสพสุราในขณะปฏิบัติราชการ ควรลงโทษสถานหนัก

พึง เป็นการวางมาตรฐาน  มีผลบังคับทางสังคม เช่น

ครูพึงให้เกียรติครูด้วยกัน

ย่อม เป็นคำบังคับเป็นทางการ แต่ไม่เด็ดขาด ให้ใช้ดุลพินิจได้ เช่น

ข้าราชการที่เล่นการพนัน ย่อมถูกลงโทษสถานหนัก

ต้อง เป็นคำบังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด เช่น

ข้าราชการพลเรือนผู้ใดกระทำผิดวินัยอย่างร้ายแรง ต้องลงโทษไล่ออก หรือปลดออก    

ให้ เป็นคำบังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด เช่น

ให้นาย ก.อยู่เวรเฝ้าสำนักงานในวันที่ ๑ มกราคม นี้ ตั้งแต่ ๑๘.๐๐ น. ถึง ๒๔.๐๐ น.

กับ ใช้ในความหมายว่า “ติดกัน”    “ด้วยกัน”    “เท่ากัน”

การใช้ “กับ” ในความหมายว่า “ติดกัน”  เช่น

นาย ก. กับ นาย ข. นั่งรถคันเดียวกันไปทำงาน

คำว่า “กับ”  ในความหมายว่า “ติดกัน” ใช้คำว่า “และ”  แทนได้  เช่น

นาย ก. และ นาย ข. นั่งรถคันเดียวกันไปทำงาน

คำว่า “กับ” ในความหมายว่า “ด้วยกัน”   เช่น ทำไมเธอทำกับฉันได้

คำว่า “กับ” ในความหมายว่า “ด้วยกัน” ใช้คำว่า “และ” แทนไม่ได้ เช่น .

ทำไมเธอทำและฉันได้   (จะอ่านไม่ได้ความ)

คำว่า “กับ” ในความหมายว่า “ด้วยกัน”   ใช้คำว่า “ต่อ” แทนไม่ได้ เพราะ

คำว่า “ต่อ” ไม่ได้หมายถึง “ทำด้วยกัน”  แต่หมายถึงทำข้างเดียว หรือทำฝ่ายเดียว    เช่น

ทำไมเธอทำต่อฉันได้

คำว่า “กับ” ในความหมายว่า “เท่ากัน”  เช่น

พูดอย่างนั้นไม่ตรงกับความเป็นจริง

คำว่า “กับ” ในความหมายว่า “เท่ากัน”  ใช้คำว่า “และ” แทนไม่ได้

คำว่า “กับ” ในความหมายว่า “เท่ากัน” อาจใช้คำว่า “ต่อ”   แทนได้ในบาง

กรณี เช่น

พูดอย่างนั้นไม่ตรงต่อความเป็นจริง

แก่ ใช้ในความหมายหลายอย่าง เช่น

ท่านผู้นี้เป็นคนดี ควรแก่การเคารพนับถือ

ท่านผู้นี้เป็นคนคงแก่เรียน

ทรัพย์สินทั้งหลาย  ได้แก่ เงิน ที่ดิน และของมีค่าอื่น ๆ

พ่ายแพ้แก่ข้าศึก

ใช้คำว่า “แก่”  ในความหมายว่า “สำหรับ” เช่น

ให้เงินแก่คนขอทาน

ถวายจัตุปัจจัยแก่พระภิกษุสงฆ์

คำว่า “แก่”  ใช้ได้กับทุกคนรวมทั้งพระสงฆ์ด้วย  ยกเว้น “เหนือหัว”  คือ  พระพุทธเจ้า

และพระราชวงศ์ชั้นสูง  ซึ่งพึงใช้คำว่า “แด่” 

แด่ ใช้ในความหมายว่า “สำหรับ”   “ถวาย”   “เพื่อ”    “อุทิศ”

การใช้คำว่า “แด่”  ในความหมายว่า “สำหรับ” ใช้กับ “เหนือหัว” คือพระพุทธเจ้า

และ พระราชวงศ์ชั้นสูง  เช่น  ประกอบศาสนกิจเพื่อบูชาแด่พระพุทธองค์

ทูลเกล้าฯ ถวายเงินแด่พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว

การใช้คำว่า “แด่” ในความหมายว่า “ถวาย”  “เพื่อ” “อุทิศ”  ใช้ได้กับทุกคน  เช่น

ถวายจตุปัจจัยแด่สมเด็จพระสังฆราช

ถวายจตุปัจจัยแด่พระภิกษุสงฆ์

แด่บิดา มารดาผู้ล่วงลับไปแล้ว 

ต่อ ใช้ในความหมายว่า  “กระทำต่อ”    “ตาม”

การใช้คำว่า “ต่อ” ในความหมายว่า “กระทำต่อ”  เป็นการกระทำแต่เพียงฝ่าย เดียว โดยอีกฝ่ายหนึ่งมิได้ร่วมกระทำด้วย  ใช้คำว่า “ต่อ” ได้กับทุกคนและทุกสิ่ง  เช่น  กระทำการอันไม่บังควรต่อองค์พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว   กตัญญูกตเวทีต่อผู้มีพระคุณ  ทุจริตต่อหน้าที่

การใช้คำว่า “ต่อ” ในความหมายว่า  “เป็นไปตาม”  “คล้อยตาม”  “ทำตาม” อาจใช้

ในกรณีที่หมายความว่า “เป็นไปตาม” “คล้อยตาม” “ทำตาม”  ได้  เช่น  ตรง

ต่อเวลา   อ่อนต่อโลก

การใช้คำว่า “ต่อ” ใช้ได้กับทุกคนและทุกสิ่งโดยไม่ต้องคำนึงถึงฐานันดร

และ ใช้ในความหมายว่า “รวมกัน”  “ทั้งหมด”

หรือ ใช้ในความหมายว่า  “อย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้”

คำว่า “และ”  กับคำว่า “หรือ”  โดยทั่วไปใช้แทนกันไม่ได้  เช่น

ให้นาย ก. และ นาย ข. อยู่เวรเฝ้าสำนักงาน (หมายถึง ทั้ง ๒ คน ต้องอยู่เวร)

ให้นาย ก. หรือ นาย ข. อยู่เวรเฝ้าสำนักงาน  (หมายถึง  คนใดคนหนึ่งเพียงคน

เดียวต้องอยู่เวร)

คำว่า “และ”  กับคำว่า “หรือ”  บางกรณีใช้คำไหนก็ได้ แปลได้ความอย่างเดียวกัน

เช่น   ห้ามดื่มสุราและสูบบุหรี่ในห้องนี้   ห้ามดื่มสุราหรือสูบบุหรี่ในห้องนี้

ใน ๒ ประโยคนี้มีความหมายเหมือนกับคำว่า “และหรือ”  

และหรือใช้ในความหมายว่า  “ทั้งหมดก็ได้” “อันใดอันหนึ่งก็ได้” แต่คำว่า “และหรือ”    มี

โอกาสใช้น้อย เพราะใช้เพียงคำว่า  “หรือ”  ก็ได้ความเท่ากับ “และหรือ” อยู่แล้ว    มี

เพียงบางกรณีเท่านั้นที่ต้องใช้คำว่า “และหรือ  ” เช่น

“คณะกรรมาธิการประกอบด้วยนายกเทศมนตรี และรองนายกรัฐมนตรี หรือบุคคลอื่น  ซึ่งนายกเทศมนตรีเสนอชื่อแทน”    ประโยคกำกวม ว่า “บุคคลอื่น” ที่นายกเทศมนตรีเสนอชื่อแทนนั้น   แทนนายกเทศมนตรีหรือว่าแทนรองนายกเทศมนตรี หรือว่าแทนทั้ง ๒ คน

ถ้าจะให้ชัดเจนว่า แทนคนใดคนหนึ่งก็ได้  แทนทั้ง ๒ คนก็ได้ จะต้องใช้คำว่า “และหรือ” ดังนี้

“คณะกรรมาธิการประกอบด้วย นายกเทศมนตรี และรองนายกเทศมนตรี หรือบุคคลอื่นซึ่งนายกเทศมนตรีเสนอชื่อแทนนายกเทศมนตรี และหรือรองนายกเทศมนตรี

............................................................................

สำนักงานกองทุนสงเคราะห์การทำสวนยางจังหวัดยะลา

พฤษภาคม  ๒๕๕๖

แก้ไขล่าสุด ใน วันศุกร์ที่ 06 กันยายน 2013 เวลา 09:41 น.