ระบบจัดการความรู้ การยางแห่งประเทศไทย

การพัฒนาบุคลากร บทบาทของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมและผู้บริหารด้านการฝึกอบรม
บทบาทของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมและผู้บริหารด้านการฝึกอบรม PDF พิมพ์
KM สำหรับพนักงาน - การพัฒนาบุคลากร
เขียนโดย ศิริยงค์ ฉัตรโท   
วันอังคารที่ 09 ตุลาคม 2012 เวลา 16:26 น.

บทบาทของผู้ทำหน้าที่ ผู้บริหารด้านการฝึกอบรม

  

            โดยปกติแล้ว ผู้บริหารด้านการฝึกอบรมจะเป็นผู้ทำหน้าที่บริหารโครงการ

ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้บริหารด้านฝึกอบรมที่สำคัญมีดังต่อไปนี้ คือ

·         รับผิดชอบการออกแบบและพัฒนาโครงการฝึกอบรม

·         จัดทำงบประมาณและบริหารโครงการฝึกอบรม

·         กำหนดมาตรฐานนโยบายและระเบียบการดำเนินงานของโครงการฝึกอบรม

·         ควบคุมโครงการฝึกอบรมให้ดำเนินตามนโยบายขององค์การ

·         รับผิดชอบเกี่ยวกับการคัดเลือกการพัฒนาและการประเมินผลการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม

·         เจรจาและทำหน้าที่ตกลงกับบุคคลจากภายนอกองค์การซึ่งเข้ามาช่วยเหลือการฝึกอบรม

·         ประเมินผลโครงการฝึกอบรมและรายงานต่อฝ่ายบริหารขององค์การ

·         ประชุมหรือพบปะกับบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ

·         เป็นผู้รับผิดชอบสูงสุดของของหน่วยงานฝึกอบรม

·         ทำหน้าที่วางแผนปรับปรุงการทำงาน

·         มีความรู้ในการดำเนินงาน

·         แก้ไขเปลี่ยนแปลงแผนการดำเนินงานที่ไม่เหมาะสม

·         พัฒนาบุคคลโดยการวางแผนดำเนินการฝึกอบรม

·         มีบทบาทในการให้การสนับสนุนช่วยเหลือการวางแผนและพัฒนาการฝึกอบรม

·         มีความรู้เกี่ยวกับการฝึกอบรมเป็นอย่างดี

·         กำหนดหลักสูตร วิธีการ

·         กำหนดวิทยากรที่จัดมาฝึกอบรมให้ได้ผล

·         เป็นที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคคล การบรรจุ  การโยกย้ายตำแหน่งหน้าที่ของบุคคล เพื่อความถูกต้องเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

·         ผ่านการศึกษาอบรม มีความรู้ความสามารถที่เหมาะสม

·         มีความสามารถการเป็นครูสอน

·         มีความสามารถการเป็นวิทยากรในการฝึกอบรมที่ดี

·         เข้าใจงานฝึกอบรมและอำนวยการฝึกอบรมได้

 

 

          ปัจจุบันนี้ การฝึกอบรมเข้ามามีบทบาทสำคัญในการพัฒนาบุคลากรขององค์กร ดังนั้น เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจึงบทบาทสำคัญที่จะทำให้งานฝึกอบรมประสบความสำเร็จ  โดยใช้หลัก 5 จ. ดังนี้

  1.  
    1. เข้าใจ
    2. สนใจ
    3. ใส่ใจ
    4. ตั้งใจ
    5. หัวใจ

1.    เข้าใจในงานอบรม

            การทำงานทุกกระบวนการ (Process) ต้องอาศัยความเข้าใจเป็นพื้นฐานของการทำงาน ถ้าเข้าใจในกระบวนการทำงานที่เราปฏิบัติอยู่ ความน่าสนใจ ความกระตือรือร้นในการที่อยากจะทำงานก็จะมีประสิทธิภาพ

 

เข้าใจในงานอบรม  หมายถึงรู้วัตถุประสงค์ของการอบรมเพื่อทำให้คนเกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้นทางด้าน

·         ความรู้ (Knowledge)

·         ทักษะ (Skill)

·         ทัศนคติ (Attitude)

·         พฤติกรรม (Behavior)

อบรม Training เพื่อตอบสนองเป้าหมายขององค์กรที่ต้องการให้พนักงานมีความรู้ ความสามารถเพิ่มขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิผลให้องค์กร และท้ายสุดผลเหล่านั้นก็ปันผลเป็นโบนัส

2.    สนใจในงานอบรม

            ความสนใจเป็นประเด็นสำคัญ เพราะว่าถ้าเราสนใจสิ่งที่เรากำลังลงมือทำหรือปฏิบัติอยู่ จะทำให้เรามีสมาธิในการทำงาน เมื่อมีสมาธิก็ทำให้เรามีสติ เมื่อมีสติความผิดพลาดของงานก็น้อยลง

สนใจในงานอบรม หมายถึง ก่อนที่เราจะฝึกอบรมพนักงานของเรา ในแต่ละครั้ง

เรามีความสนใจในการหาข้อมูลของหลักสูตรนั้นอย่างเพียงพอ

สนใจในการตั้งวัตถุประสงค์การอบรมอย่างชัดเจน

สนใจในการแจ้งผู้เข้าอบรมเรียบร้อยยืนยันแน่นอน

สนใจที่จะคอยประเมินผลการฝึกอบรมแต่ละครั้งและนำข้อบกพร่องมาปรับปรุงแก้ไข

สนใจที่จะติดตามผลหลังการอบรมทุกครั้งว่าผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้นำความรู้ที่อบรมไปนั้นใช้กับในงานได้อย่างเหมาะสมหรือไม่

สนใจที่จะคอยหาความรู้หรือนวัตกรรมใหม่ ๆ ให้กับผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้ทราบข้อมูล เพื่อแบ่งปันความรู้ ถ่ายเทความรู้ซึ่งกันและกัน

3.     ใส่ใจในงานอบรม

ความใส่ใจเป็นบ่อเกิดแห่งความสำเร็จ เพราะถ้าเราใส่ใจในงานที่เราทำ แม้เพียงเรื่องเล็กน้อยก็มิอาจพลาดด้วยความที่เราใส่ใจและวางแผนเป็นอย่างดี

 ใส่ใจในงานอบรม หมายถึงทุกครั้งที่เราจัด Training เราจะ

ใส่ใจทำทุกขั้นตอนอย่างประณีต

มีเป้าหมายอย่างชัดเจนในทุกขั้นตอนที่เราทำ

มีการกำหนดระยะเวลาชัดเจน

คอยติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างทันท่วงที

มีแผนงานที่ครอบคลุมถึงความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น

มีแผนสำรองเพื่อรองรับกับปัญหาเหล่านั้น ยกตัวอย่างเช่น วิทยากรที่จะเข้ามาอบรมหลงทางทำให้มาถึงสถานที่อบรมช้า ถ้าเราใส่ใจเราต้องมีการวางแผนล่วงหน้าว่าจะแก้ไขสถานการณ์นี้อย่างไร อาจเล่นเกมในระหว่างรอก็ได้

4.     ตั้งใจในงานอบรม

การกระตือรือร้นในการที่จะทำอะไรสักอย่างหนึ่งออกมาให้ดีที่สุดมีประสิทธิ ภาพมากที่สุดอยู่เสมอนั้น เรียกว่า ความตั้งใจ พฤติกรรมนี้เราสามารถดูได้จากความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จ ความไม่ย่อท้อต่อปัญหาที่พบ คนที่มีความตั้งใจเมื่อมอบหมายงานไปให้ก็มั่นใจได้เลยว่างานนั้นสำเร็จไปกว่าครึ่งแน่นอน

 ความตั้งใจในงานอบรม หมายถึงการที่เรามีความต้องการให้งานอบรม ของเราในแต่ละครั้งนั้นออกมามีความพร้อมมากที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

 ผู้เข้าอบรม วิทยากร หลักสูตร สถานที่ เอกสาร และอื่น ๆ สมบูรณ์เป็นไปตามแผนที่เราวางไว้

เมื่อพบเจอปัญหาก็พยายามหาสาเหตุและแก้ไขให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

ความตั้งใจที่จะพยายามปรับปรุงกระบวนการของการฝึกอบรม (Training) ให้มีประสิทธิภาพ

การคิดหาแนวทางในการเพิ่มศักยภาพของพนักงานให้เพิ่มขึ้น

แม้กระทั่งการเป็นที่ปรึกษาให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ในเรื่องการพัฒนาบุคลากร

5.     หัวใจในงานอบรม หัวใจหรือความรัก ในงานที่เราทำ ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญ การที่คน ๆ หนึ่ง ต้องนั่งทำงานที่ตัวเองต้องใช้ความอดทนในการที่จะทำงานชิ้นให้สำเร็จ กับ คน ๆ หนึ่ง ที่ทำงานด้วยหัวใจ อยากจะทำงานต่อไปอย่างไม่มีวันรู้สึกเบื่อหน่าย ถ้าเป็นพวกเราจะเลือกเป็นคนประเภทไหน

 ทำการใดจงทำอย่าง เข้าใจ พร้อม สนใจ หมั่นศึกษาหาความรู้ เก็บรายละเอียด ใส่ใจ อย่าเพียงดู สุดท้ายผู้ ตั้งใจ ต้องด้วย หัวใจ

การเป็นเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม (TO-Training Officers) ที่(มี)ดี

ข้อคิดแนวทางปฏิบัติต่างๆของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม (Training Officer) เป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงและประสานงานกับบุคลากรให้เข้าใจธุรกิจขององค์กรและเข้ากับกระแสการ เปลี่ยน แปลง ทางธุรกิจ

หน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมมีหน้าที่ความรับผิดชอบตามขั้นตอนต่างๆของการฝึกอบรม ซึ่งแบ่งเป็น 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.     การเตรียมการก่อนการฝึกอบรม

2.     การดำเนินการในวันเปิดการอบรม

3.     การดำเนินการระหว่างการฝึกอบรม

4.     การดำเนินการในวันปิดการอบรม

5.     การดำเนินการภายหลังการอบรมสิ้นสุดลง

             

การเตรียมการก่อนการฝึกอบรม

1.           สร้างและพัฒนาหลักสูตร

2.           ตรวจสอบ เตรียมการ  กำหนดการ  วิทยากร โปรแกรม

3.           ติดต่อเชิญผู้บริหารเพื่อเปิดการอบรม แนบคำกล่าวเปิด

4.           แจ้งส่วนงานต่างๆที่เกี่ยวข้อง

5.           ใช้หลัก 5 จ.

             

การดำเนินการวันเปิดการอบรม

1          ต้อนรับผู้เข้ารับการอบรม / ต้อนรับผู้บริหารที่มาเปิดการอบรม

2          จัดเตรียมอุปกรณ์การอบรมให้พร้อมทั้งสำหรับวิทยากรและผู้เข้ารับการอบรม

3          ช่วยจัดกิจกรรมให้ผู้เข้ารับการอบรมได้รู้จักกัน

4          ชี้แจงรายละเอียดต่างๆที่เกี่ยวข้อง เช่นการเบิกจ่ายเบี้ยเลี้ยง ฯลฯ

5 ใช้หลัก 5 จ.

 

การดำเนินการระหว่างการอบรม

1          ต้อนรับ ให้ความสดวกกับวิทยากร แนะนำวิทยากร

2          ประเมินผลการฝึกอบรม ทั้งตัววิทยากร ผู้เข้ารับการอบรม เนื้อหาวิชา

3          จัดเตรียมเอกสารตำราประกอบการอบรม

4          ให้คำแนะนำ ช่วยประสานงานในการจัดกิจกรรมของผู้เข้ารับการอบรม เช่น...

5 ใช้หลัก 5 จ.

 

             

การดำเนินการในวันปิดการอบรม

 1         ถ้ามีการกล่าวปิด เตรียมการติดต่อ คำกล่าวปิด ต้อนรับผู้บริหาร

2          ถ้ามีการแจกวุฒิบัตร เตรียมรายการต่างๆที่เกี่ยวข้อง

3          ประเมินผลการอบรมรวมทั้งหลักสูตร สอบถามความคิดเห็นเพิ่มเติมจากผู้อบรม

4          ดูแลความเรียบร้อย ให้ความสดวกแก่ผู้เข้ารับการอบรมในการเดินทางกลับ

5 ใช้หลัก 5 จ.

 

การดำเนินการภายหลังการฝึกอบรมเสร็จสิ้น

 1         ช่วยวิทยากรตรวจข้อสอบ(ถ้ามี) หรือสรุปความเห็นในส่วนที่วิทยากรขอ / ให้ได้

2          ประมวลความคิดเห็น จัดทำข้อเสนอแนะในการปรับปรุงหลักสูตร

3          (ในบางกรณี) ส่งรายงานไปยังผู้บังคับบัญชาของผู้เข้ารับการอบรม

4          สรุปผลในจัดฝึกอบรมทั้งหมดเสนอผู้บังคับบัญชาตามระดับชั้น

5 ใช้หลัก 5 จ.

             

หลักการคิดค่าใช้จ่ายในการจัดอบรม

หมวดค่าใช้จ่ายในการอบรม

1          ค่าวิทยากร วิทยากร ภายนอกชม.ละ .... รวม.... ชม. เป็นเงิน .... บาท

วิทยากรภายใน ชม.ละ.... รวม.... ชม. เป็นเงิน .... บาท

เหมาจ่าย(PACKAGE) .... บาท

 

2          ของว่าง(มื้อละ ..... บาท x มื้อ x คน) .... บาท

ค่าอาหาร อาหารเช้า (มื้อละ .... บาท x มื้อ x คน) .... บาท

อาหารกลางวัน (มื้อละ.... บาท x มื้อ x คน) .... บาท

อาหารเย็น (มื้อละ.... บาท x มื้อ x คน) .... บาท

 

3          ค่าที่พัก(คืนละ.... บาท x คืน x คน) .... บาท

4          ค่าเช่าห้องอบรม/อุปกรณ์/โสตทัศนูปกรณ์ .... บาท

5          ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด (สำรองไว้ 10 %) .... บาท

6          ค่าล่วงเวลา ค่าตอบแทนการทำงานในวันหยุด .... บาท

7          ค่าเดินทาง ค่ายานพาหนะ/ค่าเดินทางของวิทยากร .... บาท

8          ค่าจัดทำเอกสาร ตำรา/ค่าเครื่องเขียนแบบพิมพ์ .... บาท

9          หมวดค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่ารับรอง .... บาท

10         อื่นๆ(ตามแต่รายการจะเพิ่มเติม) .... บาท หมายเหตุ

            ค่าใช้จ่ายในการจัดอบรมจะมีรายการหลากหลายขึ้นอยู่กับระเบียบของบริษัทเกี่ยวกับเรื่องนี้ ขึ้นอยู่กับสถานที่การจัดอบรม วิธีการอบรม ระยะเวลาในการ จัดอบรม ที่ยกตัวอย่างตามข้างบนนี้เป็นเพียงแนวทางในการทำงานเท่านั้น.

ให้ความสำคัญเรื่องความรอบคอบรวมทั้งมีอัธยาศัยที่เป็นมิตร

 

 

 

 

เทคนิคการพัฒนาพนักงานด้วยการฝึกอบรมในงาน (On the Job Training)

การฝึกอบรมพนักงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นหน้าที่ที่สำคัญของหัวหน้างาน เพราะถ้าพนักงานทำงานได้เป็นอย่างดี ไม่มีข้อผิดพลาด และทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย หัวหน้างานย่อมได้รับประโยชน์จากผลงานนั้นด้วย แต่ถ้าพนักงานไม่สามารถทำงานได้ หรือมีข้อบกพร่องมาก ย่อมเป็นภาระของหัวหน้างานนั้นเอง ในการทำงานและการแก้ไขความบกพร่องของงานนั้นให้หมดสิ้นไป

การที่จะพัฒนาพนักงานให้ทำงานได้ดีนั้น หัวหน้าต้องกระตุ้นพนักงานให้มีปัจจัย 3 ประการ คือ แนวคิดและทัศนคติ ความตั้งใจและความสามารถ ถ้าพนักงานมีแนวคิดและทัศนคติที่ดีต่อการทำงานบวกความตั้งใจที่จะทำงานให้สำเร็จและมีความ สามารถในการทำงานนั้นด้วย ย่อมส่งผลให้การทำงานของพนักงานมีความก้าวหน้าขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย หัวหน้างานจึงมีหน้าที่ในการผลักดันให้พนักงานนำปัจจัยทั้ง 3 ประการออกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเพิ่มความสามารถของพนักงานนั้นทำได้ด้วยการฝึกอบรม แบ่งออกเป็น 2 วิธีคือ การฝึกอบรมในงาน (On the Job Training) และการฝึกอบรมนอกงาน (Off the Job Training)

การฝึกอบรมในงานเป็นการฝึกอบรมชี้แนะไปพร้อม ๆ กับการทำงานอย่างมีแบบแผน โดยหัวหน้างานจะต้องถ่ายทอดความรู้ เทคนิค ตลอดจนทัศนคติและแนวคิดเกี่ยวกับงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยผ่านการฝึกปฏิบัติจริง ณ สถานที่ทำงาน ส่วนการฝึกอบรมนอกงานเป็นการชี้แนะ ฝึกอบรม ถ่ายทอดความรู้ เทคนิค ทัศนคติเกี่ยวกับงาน โดยจัดนอกสถานที่ทำงาน

ส่วนการฝึกอบรมในงานเป็นการพัฒนาพนักงานที่มีลักษณะเป็นการถ่ายทอดตัวต่อตัว หัวหน้างานจึงสามารถชี้แนะ สั่งสอน ถ่ายทอดความรู้และเทคนิคต่างๆ ให้แก่พนักงานได้อย่างละเอียดโดยตรง หัวหน้างานและพนักงานจึงมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด มีความสนิทสนมและไว้วางใจกัน ทั้งช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานด้วย ในขณะที่การฝึกอบรมนอกงานมักเป็นการฝึกอบรมระยะสั้น ที่เน้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ โดยเชิญวิทยากรผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาบรรยาย หรือจัดอบรมสัมมนาภายในบริษัท ซึ่งไม่สามารถลงลึกในรายละเอียดในรูปแบบของงานที่ต้องการได้ สถานประกอบการต่างๆ จึงมุ่งเน้นและให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมในงานเป็นพิเศษ

อย่างไรก็ตาม การมุ่งพัฒนาพนักงานด้วยการฝึกอบรมในงานนั้น หัวหน้างานนอกจากต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของตนที่ต้องอบรมชี้แนะพนักงาน ซึ่งเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของตนแล้ว ยังต้องปฏิรูปความคิดของตนให้สามารถทำความเข้าใจพนักงาน ซึ่งอาจแตกต่างกับหัวหน้างานทั้งอายุ การศึกษา และประสบการณ์ให้ได้ ทั้งต้องพยายามสร้างความรู้สึกอยากทำงาน สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน และเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นด้วย จึงจะทำให้การฝึกอบรมในงานประสบความสำเร็จ

วิธีการของหัวหน้างานในการฝึกอบรม

1. หัวหน้างานควรกำหนดเวลาว่างของตนเอง เพื่อเตรียมงานที่จะมอบหมายให้พนักงานไปปฏิบัติ เช่น อาจมาถึงที่ทำงานก่อนเวลาทำงาน 30 นาที และควรมีเวลาที่แน่นอนสำหรับให้พนักงานเข้าพบเพื่อขอคำปรึกษาด้วย

2. งานที่มอบหมายให้พนักงานทำนั้น หัวหน้างานควรได้รู้และปฏิบัติงานนั้นแล้วทุกขั้นตอน และเมื่อมอบหมายงานให้พนักงาน ควรชี้ให้เห็นถึงเป้าหมายในการทำงาน วิธีการทำงาน และมาตรฐานของงานอย่างชัดเจน

3. การติดต่อสื่อสารกับพนักงานควรทำด้วยความจริงใจ รับฟังปัญหาของพนักงานเพื่อการชี้แนะอย่างถูกต้อง อย่าทำตนเป็นคนที่มีงานยุ่งมาก จนพนักงานไม่กล้าเข้าขอคำปรึกษา

4. การมอบหมายงานแก่พนักงานผู้ใด หัวหน้างานควรต้องทราบขีดความ สามารถของพนักงานผู้นั้นก่อน และมอบหมายงานให้ตรงกับความสามารถของพนักงาน

5. เมื่อพนักงานเข้ามาขอคำปรึกษา หัวหน้างานควรใช้เป็นโอกาสให้พนักงานทำความเข้าใจกับวัตถุประสงค์ของงาน และคิดตัดสินใจแก้ปัญหาด้วยตนเอง แทนที่หัวหน้างานจะเป็นผู้ให้คำตอบโดยตรง ซึ่งพนักงานก็ไม่เข้าใจว่าคำตอบนั้นได้มาอย่างไร

6. เป้าหมายในการทำงานนั้น หัวหน้างานต้องเน้นเป้าหมายทั้ง 3 ด้าน ทั้งในด้านคุณภาพ (Quality) กำหนดการส่งมอบ (Delivery) และต้นทุน (Cost) เพื่อให้พนักงานมองปัญหาอย่างรอบด้านด้วย

7. ในระหว่างที่พนักงานปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย หัวหน้างานควรมีส่วนช่วยชี้แนะทีละจุด เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และไม่เกิดความเสียหาย หากหัวหน้างานปล่อยให้พนักงานคิดเองทำเองทั้งหมด โอกาสที่จะผิดพลาดย่อมมีมาก

8. หัวหน้างานควรมีตารางควบคุมการทำงานประจำวัน และการตรวจสอบการปฏิบัติงานที่ดีเพื่อจะได้สามารถสนับสนุนแนะนำสอนงานแก่พนักงานได้ในเวลาที่เหมาะสม ในบางกรณี หัวหน้างานควรมีส่วนช่วยพนักงานในการขจัดปัญหาที่ขัดขวางการปฏิบัติงานของพนักงานด้วย

9. หัวหน้างานควรทำตนเหมือนหัวหน้าทีมที่ต้องดึงความสามารถของลูกทีมแต่ละคนมาใช้ประโยชน์ให้เต็มที่ และประสานงานในทีมให้มุ่งสู่ความสำเร็จให้ได้

10. ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่สำคัญ ควรมีการจดบันทึกรวบรวมเป็นเอกสารและมีการปรับปรุงพัฒนาตลอดเวลา เพื่อเป็นเครื่องมือในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้เรียนรู้ โดยอย่าให้ความรู้นั้นหายไปกับพนักงานที่ต้องโยกย้ายหรือเปลี่ยนงานไป

การสร้างความรู้สึกให้พนักงานอยากทำงาน

1. หัวหน้างานไม่ควรยึดติดกับประสบการณ์ของตนเพียงอย่างเดียว แต่ควรหมั่นศึกษาเรียนรู้เทคนิคใหม่ ๆ และรับฟังความเห็นของพนักงานด้วย

2. ในการประชุมร่วมกับพนักงาน หัวหน้างานควรให้โอกาสทุกคนแสดงความเห็นร่วมกันก่อนหาข้อยุติ โดยไม่ควรถือสิทธิหรือใช้อำนาจสั่งการแบบเผด็จการ

3. หมั่นส่งเสริมพนักงานให้มีการศึกษาเพิ่มเติมอยู่เสมอ อย่าจำกัดความคิดแบบกบในกะลาครอบ

4. หน้าที่ของหัวหน้างานคือ ให้พนักงานได้ทำงานที่ท้าทายต่อความสามารถ

5. กระตุ้นพนักงานให้ผลิตสินค้าที่เป็นหนึ่งในโลก และเป็นที่นิยมใช้เป็นอันดับหนึ่งของโลกด้วย

6. สร้างโอกาสให้พนักงานได้พัฒนาตนเองเป็นผู้มีฝีมือในระดับชาติและระดับโลก

7. ส่งเสริมให้พนักงานได้ทำงานในสิ่งที่เขาถนัดที่สุด และมีการพัฒนาขึ้นตลอดเวลา

8. รู้จักข้อเด่นและข้อด้อยของพนักงาน โดยพยายามนำข้อเด่นมาใช้ประโยชน์ให้เต็มที่

9. การประสานงานกับพนักงาน ควรใช้หลักการรายงาน (Report) การติดต่อพูดจา (Communication) และการปรึกษาหารือ (Disscussion) เพื่อมุ่งต่อการร่วมกันตัดสินใจ

 

10. ฝึกฝนตนเองให้มีแนวคิดในทางบวกและมองโลกในแง่ดี

11. อย่ากีดกันพนักงานด้วยการบอกว่า งานนี้ไม่ใช่เรื่องของคุณ เพราะจะทำให้พนักงานเสียใจ หมดกำลังใจที่จะเรียนรู้

12. ให้พนักงานได้มีโอกาสเสนอผลงานในที่ประชุม เพื่อสร้างความมั่นใจและภาคภูมิใจแก่พนักงาน แต่ก่อนที่จะเสนอผลงานควรได้ฝึกฝนพนักงาน ช่วยชี้แนะการเตรียมการ ในระหว่างการเสนอผลงานหากมีคำถามที่พนักงานไม่อาจชี้แจงได้ หัวหน้างานควรเข้าช่วยในการตอบคำถาม หรืออธิบายแทน

13. พัฒนาพนักงานในการแก้ปัญหา โดยใช้หลัก P D C A (Plan Do Check Action) โดยมีข้อมูลข่าวสารที่เป็นจริงในการแก้ข้อขัดข้อง

14. อย่าแก้ไขปัญหาโดยยึดติดกับสถานภาพของตน แต่ให้มองประโยชน์ขององค์กรเป็นหลัก

15. จัดให้มีช่วงหยุดพักงาน และมีกิจกรรมพักผ่อนคลายความเครียดร่วมกันบ้าง เพื่อการเริ่มต้นงานใหม่ที่กระปรี้กระเปร่า

 

การเพิ่มขีดความสามารถของหัวหน้างานด้วยตนเอง

1. มีความสนใจต่อธรรมชาติและสิ่งรอบตัว ฝึกฝนตนให้มีความรู้กว้างขวางอยู่เสมอ

2. ทำตนให้เป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ เพื่อจะได้ขยายความรู้ออกไปด้านอื่น

3. ใฝ่ใจค้นคว้าหาความรู้จากข้อมูลข่าวสารต่างๆ และรู้จักการนำมาประยุกต์ใช้ในงาน เพื่อสร้างสรรค์ผลงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ

4. การแก้ไขปัญหาใดๆ อย่าถือความเชื่อมั่นในตนเองมากเกินไป อย่ามุ่งหวังผลในทางดีเกินไป และอย่าเชื่อข้อมูลที่ขาดความสมบูรณ์ รวมทั้งอย่าแก้ปัญหาโดยอยู่แต่เฉพาะที่โต๊ะทำงานเท่านั้นแต่ควรมีโอกาสได้ไปในสถานที่จริง ดูปัญหาที่เกิดขึ้นจริงและเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงเพื่อแก้ปัญหาที่ถูกต้อง

 

5. ฝึกฝนการมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ และทำงานที่ท้าทายความสำเร็จอยู่เสมอ โดยอย่ามุ่งแต่เพียงเลียนแบบผลิตภัณฑ์ของบริษัทอื่น

6. เมื่อมีความคิดใหม่ๆ ควรพัฒนาความคิดนั้นให้เป็นรูปร่างที่จับต้องได้

7. การวางแผนงานต้องทำอย่างเป็นระบบ และการปฏิบัติตามแผนต้องได้ผลเป็นจริงอย่างชัดเจน

8. งานที่สามารถทำพรุ่งนี้ได้ ไม่ควรนำมาทำในวันนี้ โดยมีการกำหนดเวลาทำงานที่เหมาะสมและมีความยืดหยุ่น ทั้งรู้จักกำหนดงานที่ต้องทำในวันต่อไปไว้เสมอ

9. เมื่อมีปัญหาต้องแจ้งผู้บังคับบัญชาชั้นสูงโดยเร็ว รวมทั้งรายงานการแก้ปัญหาให้ทราบด้วย โดยต้องสอนให้พนักงานถือปฏิบัติตามหลักการนี้อย่างเคร่งครัด อย่าปล่อยให้มีการปิดบังปัญหาเด็ดขาด

10. ทำตนให้เป็นผู้มี "เสาอากาศ" เพื่อการรับข้อมูลข่าวสารทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรอยู่เสมอ ทั้งต้องรู้จักติดต่อกับคนที่สำคัญในแต่ละสายงาน เพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่ทันสมัยและมีคุณภาพ ( วิชัย โถสุวรรณจินดา)

 

ศิริยงค์ ฉัตรโท รวบรวมและเรียบเรียง

 

แก้ไขล่าสุด ใน วันอังคารที่ 09 ตุลาคม 2012 เวลา 16:32 น.